Verplichte implementatie van elektronische facturering vanaf 2026: Wat u moet weten
Verplichte implementatie van elektronische facturering vanaf 2026: Wat u moet weten
Vanaf 1 januari 2026 wordt het een verplichting om uw btw-plichtige klanten een digitale factuur te sturen die voldoet aan de standaardvereisten van het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online). Dit is een gestructureerd digitaal formaat met een achterliggende computercode, waardoor de factuur gemakkelijk gelezen kan worden door boekhoudsoftware. Let op: een factuur in pdf-formaat of per post zal niet meer geldig zijn voor uw b2b-klanten.
Om digitaal te factureren, moet u gebruik maken van facturatiesoftware. Via deze software kunt u zich registreren op het Peppol-netwerk en een uniek Peppol-identificatienummer verkrijgen. Uw klant zal ook zo’n nummer moeten hebben, zodat de software de factuur naar uw klant kan sturen via het Peppol-netwerk. Uw klant kan de factuur dan openen in zijn eigen software. Het uitwisselen van facturen via e-mail wordt hiermee overbodig.
Voor uw b2c-klanten is gestructureerd elektronisch factureren niet verplicht. U kunt hen een e-factuur versturen via het Peppol-netwerk, maar omdat zij niet geregistreerd zullen zijn op dit netwerk, kunt u hen een factuur in pdf-formaat sturen.
Een belastingplichtige die gebruik maakt van de kleineondernemersregeling moet ook gestructureerd elektronisch gefactureerd worden. Dit geldt niet voor een op basis van artikel 44 W.Btw vrijgestelde btw-plichtige.
Om de kosten van de overgang naar e-facturatie te verzachten, kunt u zowel de abonnementskosten van de facturatiesoftware als de eventuele dienstverlening die nodig is om deze te implementeren voor 120% aftrekken. Let op: facturatiesoftware die u afschrijft, komt niet in aanmerking voor de 120%-aftrek. U krijgt dan wel de verhoogde investeringsaftrek van 20%.