Elektronische facturatie, ook wel bekend als e-invoicing, wordt de standaard. De wet is ondertussen begin 2024 goedgekeurd en e-invoicing wordt dus verplicht.
1. Wat is elektronische facturatie of e-invoicing?
Elektronische facturatie, in tegenstelling tot het simpelweg mailen van PDF-facturen, omvat het gebruik van XML-bestanden in het gestructureerde UBL-formaat. Deze technische specificaties maken automatische verwerking mogelijk door de meeste boekhoudsoftware, wat resulteert in efficiëntie en minimale handmatige interventie.
2. Wat zijn de voordelen van e-facturen?
- Snelle creatie en verzending van facturen.
- Tot 75% kostenbesparing in vergelijking met papieren facturatie.
- Snellere betaling van facturen.
- Vermindering van menselijke fouten.
- Onmiddellijke verwerking van inkomende en uitgaande facturen, waardoor de boekhouding altijd up-to-date is en een betrouwbaar instrument wordt voor het meten van de financiële gezondheid van een onderneming.
3. Wat zegt de wet vandaag over e-invoicing?
- De Europese Commissie werkt aan een wetsvoorstel genaamd VAT in the Digital Age (ViDA) dat e-invoicing voor B2B-transacties verplicht stelt.
- Tegen 2024 mogen Europese lidstaten e-invoicing verplichten zonder goedkeuring van het Europees Parlement, zoals al gebeurt in Polen en Italië.
- Tegen 2028 moet e-invoicing de norm zijn binnen de EU, inclusief digitale rapportage van transactionele data.
- In België is wetgeving goedgekeurd voor de verplichte invoering van e-invoicing vanaf 1 januari 2026, met gebruik van het Europese PEPPOL-netwerk.
4. Wat heb ik nodig om elektronisch te factureren?
Om elektronisch te factureren heb je typisch nodig:
- Een ERP-pakket of facturatietool die UBL- of XML-facturen ondersteunt.
- Toegang tot het PEPPOL-netwerk voor verzending en ontvangst van elektronische facturen.
5. Hoe kan ik me optimaal voorbereiden?
Zo vroeg mogelijk beginnen met de implementatie en de elektronische facturatie en uw leveranciers ook aanmoedigen om over te stappen op elektronische facturatie.