De wettelijke bewaartermijn van uw boekhoudstukken is sinds 20.11.2022 verlengd van zeven naar tien jaar. Wanneer kan je nu werkelijk uw papieren verticaal klasseren?
Welke documenten?
Het gaat om wettelijk verplichte boekhoudkundige stukken. Denk daarbij aan uw jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris, enz. maar ook aan contracten, leveringsbons, bestelbonnen, professionele agenda’s, briefwisseling en e-mails, enz.
Hoe lang bewaren?
Tot voor kort moest u deze 7 jaar bewaren. Recentelijk werd de bewaartermijn verlengd tot 10 jaar (wet van 20.11.2022, BS 30.11.2022).
Deze termijn geldt zowel voor de BTW als voor de inkomstenbelastingen.
Vanaf wanneer telt de 10-jarige termijn?
De termijn geldt ten vroegste voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna. Als uw boekjaar gelijkloopt met het kalenderjaar (01.01.2022 – 31.12.2022) dan is dat dus vanaf het jaar 2022.
Voor de BTW is dat voor de facturen die opeisbaar zijn vanaf 1 januari 2023. Voor boekjaren verbonden met aanslagjaar 2022 (of vroeger) blijft de bewaartermijn dus nog zeven jaar.
Hoe bereken je de bewaartermijn?
Voor de vennootschapsbelasting moet u de zeven dan wel tien jaar berekenen vanaf het jaar of boekjaar volgend op de afsluiting van het boekjaar. Voor de Btw is dat vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de uitreiking van de facturen of de sluiting van het boekjaar. Kortom, u moet de termijn het best altijd berekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van uw boekjaar. De stukken van boekjaar (kalenderjaar) 2022 (AJ. 2023) moet u minstens tot eind 2032 bewaren, de stukken m.b.t. boekjaar (kalenderjaar) 2021 (AJ. 2022) minstens tot eind 2028.
Welke stukken mag ik begin 2023 dan weggooien?
Eind 2022 verstrijkt de zevenjarige bewaartermijn voor boekjaar (kalenderjaar) 2015. Begin 2023 mag u dus die stukken van het boekjaar 2015 weggooien.
Sommige stukken langer bijhouden?
- Investeringen: deze dien je te bewaren tot 7 of respectievelijk 10 jaar na het laatste jaar waar je afgeschreven hebt.
- Onroerende goederen: alle stukken waarbij u de btw afgetrokken heeft, moet u 15 of 25 jaar (optie tot verhuren met btw) bijhouden. Die btw kan gedurende 15 jaar en sinds 1 januari 2019 ook 25 jaar herzien worden
- Fiscaal overgedragen verliezen: als je overgedragen verliezen aftrekt moet je de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed bijhouden. Bij een controle dien je dit verlies te kunnen bewijzen.